本规范根据《照片档案管理规范》（ＧＢ/Ｔ11821-2002），结合我校具体情况而制定。

一、定义

照片档案：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式、有保存价值的历史记录。照片档案一般包括纸质照片、电子照片和文字说明三部分。

二、收集范围

1.记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。

2.领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片。

3.本单位组织或参加的重要外事活动的照片。

4.记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。

5.各院系毕业生合影的照片。

6.其他具有保存价值的照片。

三、收集要求

1.对属于收集与归档范围的照片，应按照规定向本单位档案机构或档案工作人员归档，集中管理，任何单位或个人不得据为己有。

2.对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定。

3.对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。

4.照片说明（格式见附1）应充分体现时间、地点、人物、事由、背景、摄影者等六要素，文字简洁、语言通顺，一般不超过200字。

(1)事由:照片影像所反映事件、事物的情由；

(2)时间:事件发生或事物变化，产生时间和拍摄时间；

(3)地点:被拍物所在具体地点；

(4)人物:照片影像上主要人物的姓名、身份；

(5)背景:对揭示照片影像主题具有一定作用的背景；

(6)摄影者:照片的拍摄单位和拍摄人。

5.一般活动照片为6寸（15.2cm×10.2cm）彩色照片，不塑封。

6.毕业生合影照片为9寸（18.3cm×28.8cm）彩色照片，不塑封。照片上方用烫金字（宋体）“西安医学院XX学院XX届XX专业XX班毕业合影和拍摄时间（阿拉伯数字）”标识。

6.归档的纸质照片、电子照片与文字说明应一致。

7.电子照片为JPEG格式，要求保持原始像素和尺寸大小，不得压缩处理。

四、档案收集

1.对具有归档价值的照片，其摄影者或承办单位应及时整理，于每年12月1日前进行归档。

2.照片档案移交时，要求纸质、电子版一并向档案室移交，填写《照片档案移交目录》（见附2）一式两份，单位盖章签字，交接双方各存一份。

3.本《细则》由综合档案室负责解释。

4.本《细则》自发布之日起执行。