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规范细则

西安医学院归档文件整理细则(2021年修订)

时间:2021-12-15 09:57:36  作者:  点击:

为适应档案现代化管理需要,规范本校文件整理方法及程序,提高工作效率,依据《归档文件整理规则》(中华人民共和国行业标准DA/T22-2015),结合我校实际,特制定本《细则》。

第一条本细则规定了归档文件的装订、分类、排列、编号、编目、装盒等一系列具体整理原则和方法,适用于西安医学院各部门形成的归档文件材料。

第二条本细则中的归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为档案保存的文件材料,包括纸质和电子文件材料。

第三条整理原则

1.归档文件整理遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系;

2.归档文件整理应区分不同价值,便于保管和利用;

3.归档文件整理应符合文档一体化管理要求,便于计算机管理或计算机辅助管理;

4.归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。

第四条归档程序

1.按照归档时间要求,各文件处理部门将处理完的文件材料进行立卷归档;

2.在综合档案室指导下,以件为单位进行组件、分类、编目等(纸质归档文件包括修整、装订、编页等;电子文件包括格式转换、上传等);

3.填写移交文件目录、备考表;

4.移交档案室进一步整理和保存。

第五条归档时间:按照《西安医学院档案管理办法》第十五条归档时间执行。

第六条组件

归档文件以件为单位进行整理。

(一)件的构成

1.一般以一份文件为一件;

2.正文、附件为一件;

3.文件正本与定稿(包括法律法规等重要文件历次修改稿)为一件;

4.转发文与被转发文为一件;

5.原件与复制件为一件;

6.正本与翻译本为一件;

7.中文本与外文本为一件;

8.报表、名册、图册等一册(本)为一件(作为文件附件时除外);

9.简报、周报等材料一期为一件;

10.会议纪要、会议记录一般一次会议为一件,会议记录一年一本的,一本为一件;

11.来文与复文(请示与批复、报告与批示、函与复函等)一般独立成件,也可为一件;

12.有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

(二)件内文件排序方法

1.正文在前,附件在后;

2.正本在前,定稿在后;

3.转发文在前,被转发文在后;

4.原件在前,复制件在后;

5.不同文字的文本,无特殊规定的,汉文文本在前,少数民族文字文本在后;

6.中文本在前,外文本在后;

7.来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后;

8.有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单在前,收文在后;

9.正本在前,发文稿纸和定稿在后。

第七条分类

(一)立档单位应对归档文件进行科学分类,同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。

(二)归档文件的分类采用年度—机构(问题)—保管期限进行三级分类。

第八条排列

(一)归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按时间结合事由排列。

(二)同一事由中的文件,按文件形成先后顺序排列。

(三)会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

第九条编号

(一)归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则

(二)档号的构成:全宗号-年度-分类号-保管期限-件号。

上、下位代码之间用“-”连接。如:XY-2019-XZ11-Y-0001”。

(三)档号编制要求

1.全宗号:档案室给立档单位编制的代号,用大写字母表示。

学校有8个全宗,3个实行集中管理,5个实行独立分管。

分别是:西安医学院(XY)、职工卫校(ZG)、经贸学校(JM);西安医学院第一附属医院(YFY)、西安医学院第二附属医院(EFY)、西安医学院第三附属医院(SFY)、西安医学院附属宝鸡医院(FSBJ)、西安医学院附属汉江医院(FSHJ)。

2.年度:为文件形成年度,以4位阿拉伯数字标注公元纪年,如“2013”。

3.分类号:由类目标识符号+类目代号组成。依照《西安医学院档案实体分类方案》分二、三级类目。类目标识采用汉语拼音首字母标识,如:XZ;类目代号采用阿拉伯数字“双位制”表示,如:11、12……19。XZ11表示行政综合类,JX1415表示教学类本科学籍。

4.保管期限:分为永久、定期30年、定期10年,分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。

5.件号(案卷号):归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号,用4位阿拉伯数字标识,不足4位的,前面用“0”补足,如“0026”。

(四)归档文件在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识(见附图1)。

(五)归档章应将档号的组成部分,即全宗号、年度、分类号、保管期限、件号,以及页数作为必备项。

第十条编目

(一)归档文件应逐件编目,并依据档号顺序编制归档文件目录。编目应准确、详细,便于检索。

(二)归档文件目录为A4横式,项目包括序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目(见附图4)。

(三)归档文件目录的填写要求:

1.序号:填写归档文件顺序号。

2.档号:按照第九条(二)(三)编制。

3.文号:文件的发文字号。没有文号的,不用标识。

4.责任者:即文件的发文机关或署名者。

5.题名:文件标题。没有标题、标题不规范,或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的,应全部或部分自拟标题,自拟内容外加方括号“[]”。

6.日期:文件形成时间。以国际标准日期表示法标注,如19990909。

7.密级:按文件实际标注情况填写。没有密级的,不用标识。

8.页数:每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。

9.备注:注释归档文件需要说明的各种情况,包括密级、缺损、销毁等。

(四)归档文件目录由系统生成。

(五)归档文件目录除保存电子版本外,还应按类别逐年打印装订成册。竖脊设置年度、类别、目录号。

第十一条归档文件的修整、装订、编页、装盒和排架

(一)修整

1.归档文件装订前,应对不符合要求的文件材料进行修整。

2.归档文件已破损,应予以修复;字迹模糊或易退变的,应予复制。

3.归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。

4.对幅面过大的文件,在不影响日后使用效果的前提下进行折叠。

(二)装订

1.归档文件一般以件为单位装订。装订应牢固、安全、简便,做到文件不损页、不倒页、不压字,装订后文件平整,有利于归档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身影响,原装订方式符合要求的,应维持不变。

2.应根据归档文件保管期限确定装订方式,装订材料与保管期限要求相匹配。为便于管理,相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致,不同期限的装订方式应相对统一。

3.用于装订的材料,不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。

4.永久保管的归档文件,宜采取线装法装订。页数较少的,使用直角装订或缝纫机轧边装订,文件较厚的,使用“三孔一线”装订。永久保管的归档文件,使用不锈钢订书钉或浆糊装订的,装订材料应满足归档文件长期保存的需要。

5.永久保管的归档文件,不使用不锈钢夹或封套装订。

(三)编页

1.纸质归档文件一般以件为单位编制页码。

2.页码应逐页编制,宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

3.文件材料已印制成册并编有页码的;拟编制页码与文件原有页码相同的,可以保持原有页码不变。

(四)装盒

1.归档文件应按照件号的先后顺序与归档文件目录、填好的备考表一并装入档案盒。

2.不同年度、类别、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。

3.档案盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽)盒。

4.盒标:在距盒脊底边68mm处粘贴。分上下两排,做为排列顺序号。上排标识为:年度-类号-保管期限;下排标识为:件(卷)起止号(见附图2)。

5.备考表:备考表置于盒内文件之后,项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期(系统内模板,见附图3)。

a)盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

b)整理人:负责整理归档文件的人员签名或签章。

c)整理日期:归档文件整理完成日期。

d)检查人:负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。

e)检查日期:归档文件检查完毕的日期。

(五)排架

归档文件按年度—机构(问题)—保管期限分类,排架时,每年形成的档案,在最下位类目下,按照保管期限,依件(卷)起止号顺序排架。

第十二条归档电子文件的整理要求

1.归档电子文件组件(件的组织)、分类、排列、编号、编目,应符合本《规则》第六条——第十条的规定。

2.归档电子文件以PDF格式转换,元数据收集、归档数据包组织、存储等整理要求,参照《数字档案室建设指南》(2014年)、GB/T 18894、DA/T 48、DA/T 38等标准执行。

3.归档电子文件整理,应使用符合《数字档案室建设指南》(2014年)、GB/T 18894等标准的应用系统。

第十三条归档文件的移交

1.学校各归档单位分别负责本单位的归档工作。

2.各单位整理人(兼职档案员)、检查人(单位负责人)在备考表中填写盒内情况说明、签字。

3.向档案室移交纸质、电子版档案,打印文件(案卷)移交目录(系统自动生成),办理交接手续。

第十四条本《细则》由综合档案室负责解释。

第十五条 本《细则》自公布之日起执行。

 

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