西安医学院档案管理办法(修订)

西医发[2022]58号

第一章 总  则

第一条为了加强档案管理，规范档案收集、整理工作，有效保护和利用档案，提高档案信息化建设水平，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等有关规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条本办法所称的档案，是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条高校档案工作是高等学校重要的基础性工作之一，坚持党的领导，加强档案工作，把档案事业纳入学校发展规划，将档案事业发展经费列入学校预算，确保档案事业发展与学校发展水平相适应。

第四条 档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于利用。

第五条 学校档案是记录学校工作发展的重要依据，学校所属单位和个人应该遵照本办法，承担保护和移交档案的义务，并享有依法利用档案的权利。

第二章 档案机构及其职责

第六条学校档案工作是国家档案事业的组成部分，接受教育部、国家档案局、陕西省教育厅、陕西省档案局的业务指导、监督和检查。

第七条学校档案工作由学校校长领导，其主要职责是：

（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；

（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；

（三）建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；

（四）研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。

第八条学校档案室是保存和提供利用学校档案的专门机构，应当具备符合要求的档案库房和管理设施。需要特殊保管条件或利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立档案分室单独保管。接受学校档案室的业务指导、监督和检查。

第九条学校档案室的管理职责：

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；

（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（六）开展档案的宣传和利用工作；

（七）对学校各部门档案工作，进行业务指导、督促和检查。

（八）开展学校档案工作人员的业务培训；

（九）开展档案学术研究和交流活动。

（十）严格执行保密制度，确保档案的完整、准确、系统、安全。

第十条 学校各部门要确定一位负责人分管本单位档案工作，并确定适当的兼职档案工作人员。其工作基本职责是：

（一）贯彻执行档案工作有关法律法规和方针政策及有关规章制度；

（二）制定本单位档案工作制度和计划；

（三）将档案工作纳入工作计划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围；

（四）执行学校档案工作有关规定，做好本单位档案及有关材料的收集、整理、立卷、归档等工作；

（五）按时移交档案，做到立卷规范，归档材料齐全、完整。

第十一条根据我校实际，干部、人事档案分别由党委组织部、人事处负责管理。设立学生档案分室，由学生处指定专人按照档案管理要求负责学生档案的标准化管理。未经批准的部门和单位一律将应予归档的档案材料按规定移交综合档案室保管。

第十二条学校档案室配备专职档案工作人员，编制人数由学校根据档案数量和工作任务确定。坚持档案工作责任制。工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具备相应的专业知识与技能，其中档案专业人员可以按照国家有关规定评定专业技术职称。

第三章 档案的管理

第十三条学校档案实行纸质档案材料和电子档案材料同步归档。根据学校实际情况确定文件材料的归档范围是：

（一）党群类：主要包括高等学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

（二）行政类：主要包括高等学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

（三）学生类：主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

（四）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。

（五）科研类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（2020年国家档案局、科技部令第15号）执行。

（六）基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发〔1988〕4号）执行。

（七）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

（八）产品生产类：主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

（九）出版物类：主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

（十）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

（十一）财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（2016年国家档案局、财政部令第79号）执行。

学校根据实际情况确定归档范围。

第十四条学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。

学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，填写备考表，在档案管理系统进行信息著录、电子文件上传，经本部门负责人检查签字后向学校档案室移交。

第十五条归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》（2018年国家档案局令第14号）执行。

第十六条档案材料归档时间：

（一）综合文件：六月底前归档；

（二）教学类：十二月底前归档；

（三）科研类：在项目完成后三个月内归档；

（四）基建类：在项目完成后三个月内归档；

（五）仪器设备类：在完成验收后六个月内归档；

（六）财会类：由档案生成单位保管二年后向学校档案室移交；

（七）其他（专题、会议、大型活动等）：活动结束后两个月内归档。

第十七条对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经学校有关部门(学校档案室、学校保密委员会办公室、纪委办公室和相关业务部门）鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第十八条档案室应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

第十九条学校与其他单位分工协作完成的项目，学校档案室应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交学校档案室保存。

第二十条学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。

对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，学校档案室可以通过征集、代管等形式进行管理。

第二十一条博物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物、文献信息同时是档案的，依照有关法律、行政法规的规定，可以由上述单位自行管理。

第二十二条学校档案室应当对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向分管校领导报告，及时处理。

第二十三条按照国家有关规定配置恒温、恒湿、防火、防盗、防尘、防潮、防光、防高温、防渍、防有害生物及气体等适宜档案保存的库房和必要的设施、设备，确保档案的安全；采用先进技术，实现档案管理的现代化。

第四章 档案的利用与公布

第二十四条学校档案室应当按照国家有关规定公布档案。未经学校同意，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。属下列情况之一者，不对外公布：

（一）涉及国家秘密的；

（二）涉及专利或者技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成单位规定限制利用的。

第二十五条馆藏档案的开放审核，由档案馆会同档案形成单位或者移交单位共同负责。尚未移交进馆档案的开放审核，由档案形成单位或者保管单位负责，并在移交时附具意见。

第二十六条凡持有合法证明的单位或个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。

境外组织或者个人利用档案的，按照国家和学校有关规定办理。

第二十七条查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案室上级部门负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请分管校领导审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。

第二十八条学校档案室提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案室上级部门负责人批准。

加盖学校档案机构公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第二十九条学校档案室按规定设立专门的阅档室，并编制必要的检索工具（著录标准按《档案著录规则》DA/T18-1999执行），提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为社会利用档案创造便利条件。

第三十条学校档案室是学校出具档案证明的唯一机构。

向档案馆移交、捐献、寄存档案的单位和个人，可以优先利用该档案。

第三十一条寄存在学校档案室的档案，归寄存者所有。学校档案室如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。

第三十二条学校档案室应积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，应当经档案形成单位同意，并报请校领导批准。

第三十三条学校档案室应采取多种形式，积极开展档案宣传工作。

第五章 档案信息化建设

第三十四条学校应当将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。

第三十五条应当积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接。

第三十六条电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规，与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。

第三十七条积极推进传统载体档案数字化。已经实现数字化的，应当对档案原件妥善保管。

第三十八条电子档案应当通过符合安全管理要求的网络或者存储介质向档案馆移交。

档案馆应当对接收的电子档案进行检测，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。

档案馆可以对重要电子档案进行异地备份保管。

第六章 法律责任

第三十九条有下列行为之一的，学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、灭失的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、复制、公布档案的；

（三）篡改、损毁、伪造档案或者擅自销毁档案的；

（四）将档案出卖、赠送给外国人或者外国组织的；

（五）不按规定归档或者不按期移交档案，被责令改正而拒不改正的；

（六）不按规定向社会开放、提供利用档案的；

（七）明知存在档案安全隐患而不采取补救措施，造成档案损毁、灭失，或者存在档案安全隐患被责令限期整改而逾期未整改的；

（八）发生档案安全事故后，不采取抢救措施或者隐瞒不报、拒绝调查的。

第七章 附 则

第四十条本办法由学校档案室负责解释。

第四十一条本办法自公布之日起执行。