一、凡需利用学校档案的单位和个人,须持单位或本人的合法证明,说明利用档案的目的和范围;受个人委托查阅一般档案,须持委托人、受委托人的合法证明及委托证明。
二、档案利用一般只限于在档案阅览室查阅。确需借出者,严格履行借阅手续。归还时当面清点、注销。借期不得超过10天,不得代借代还。
三、因工作需要查借党委、院长办公会议记录、组织、人事、专案方面的档案,须填写《西安医学院档案借阅审批表》(见附件),经档案形成部门负责人审核同意,党政办公室主任批准,档案须主管院领导审批后,方可利用。
四、财会档案的查阅,仅限于校内财会人员;校内其他部门各类人员查阅,须经财务主管部门负责人批准,方可查阅。
五、对于重要、珍贵的档案,一般不提供原件。加盖档案室公章的档案复制件,与原件具有同等效力。
六、凡向学校档案室移交、捐赠、寄存档案的单位和个人,对其档案享受优先利用权。如需向社会提供利用,应征得寄存者同意。
七、档案利用者,必须保守档案的密秘,保证档案的完整与安全,不得转借、涂改、标记、抽页、裁剪、摘抄、拍照、丢失或擅自公布档案内容,违者追究法律责任