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西安医学院档案实体分类方案

时间:2021-12-15 09:09:51  作者:  点击:

关于印发《西安医学院实体分类方案》的通知

西医党政办发[2020]119号


西安医学院档案实体分类方案

(2020年12月修订)

 

 

一、编制目的、依据

为了适应我校档案工作需要,实现档案分类、编号、排架、检索的标准化、规范化,特制定本分类方案。

本方案根据《高等学校档案实体分类法》《高等学校档案工作规范》要求,结合我校档案工作的历史、现状和发展前景而编制,是今后我校各类档案进行分类编号,实行科学管理的依据。

二、编制原则

1.本方案以国家有关档案工作法规、标准为依据,从学校实际出发,突出教学、科研档案在学校档案中的中心地位和党政管理档案统揽全局的作用,力求反映学校各项职能活动的原貌。

2.本方案规定的各项内容,既要实事求是,符合我校档案工作实际,又要遵循档案学基础理论和形式逻辑原则。类目划分严格按从总到分,从一般到具体的原则,做到各类之间,各类相同级位之间的划分标准一致。同位类目之间界限清楚,不相互交叉和包容。

3.本方案编制的类目具有相对的稳定性,按照高等学校档案形成的领域范畴,将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归于相同类别,充分反映高等学校档案形成的规律、内容和特点,并具有相对的稳定性,不受偶然因素、短期行为的影响,在较长时间内不随意改变。

4.本方案编制的类目,原则上依照《高等学校档案实体分类法》设置,并根据我校实际设置个别类目,在类目设置时,力求做到准确、简明、方便、实用。

三、体系结构、类目设置

根据高等学校档案产生的领域范畴,结合档案记述的内容和性质,我校档案实体划分为党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会九个主类;声像、实物二个辅类,各类档案的类目代号、名称、主要归档部门或归档类目如下(详细内容见西安医学院各类档案归档范围及保管期限表):

主表

DQ党群主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。

11综合 学校办公室(党办)、党总支、直属支部党务综合材料入此。

12纪检、监察 纪委办公室、监察处材料入此。

13组织 组织部工作材料入此。

14宣传教育 宣传部、学生思想政治工作材料入此。

15统战 统战部、民主党派材料入此。

16工会 工会、教代会材料入此。

17团委 团委、学生社团材料入此。

18议题 党委会议议题材料入此。

XZ行政主要包括行政职能部门(教务、科研、基建、设备、外事、财务、出版等部门除外)工作中形成的文件材料。

11综合 综合性文件、学校办公室、学校评估、大事记、院、部、所等单位综合材料入此。

12人事 人事处、师资培养、职称评定工作材料入此。

13审计 审计处材料入此。

14武装、保卫 保卫处、武装部、家委会材料入此。

15后勤 国资处、后勤保障处、校医院材料入此。

16档案、图书 档案、图书馆材料入此。

17信息技术 信息技术处材料入此。

18发展规划 发规处材料入此。

19议题 院长办公会议议题材料入此。

JX教学主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料(按教学环节结合办学层次分类,依次为中等专业教育、职业教育、专科教育、本科教育、研究生教育、继续教育)

11综合 教学综合管理文件、教学评估、教学质量评奖、教学改革、教学成果、学生运动会材料入此。

12学科与实验室 学科建设、专业建设、实验室建设材料入此。

13招生 招生工作材料入此。

14学籍管理

1411学籍综合材料学籍管理、学籍变更及学生奖惩材料入此。

1412中专生学籍卡、成绩表 同一专业下按年度排序。

1413职业中专生学籍卡、成绩表 同一年度下按专业排序。

1414专科生学籍卡、成绩表 按专科、五年制、单招及其专业排序。

1415本科生学籍卡、成绩表 按院(系)及其专业排序。

1416研究生学籍卡、成绩表 按博士、硕士及其专业排序。

1417继续教育学生学籍卡、成绩表 按专科、专升本、本科及其专业排序。

15教学与实践 教学计划、教学检查、教学实践、教学大纲、校历等教学工作材料入此。

16学位

1611综合 学位综合材料入此。

1612研究生论文 论文及评审材料入此。

1613本科生论文 优秀论文汇编入此。

17毕业生 毕业工作材料、协议、派遣名册等材料入此。

18教材 教材管理文件、各专业教材目录、优秀教材评选等材料入此。

KY科研主要包括科学管理和教学实践活动中形成的文件材料

11综合 科研管理文件、科研经费、计划、学术活动、科研获奖类文件等材料入此。

12科研项目

JJ基本建设主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料

11综合 基建工作综合材料、基建处材料入此。

12零星工程 基建处、后勤保障处形成的综合维修及零工程材料入此。

13单项工程 成套材料包括:单项工程的前期准备、施工过程、竣工验收、基建财务、交付使用的固定财产、监理、审计、合同等资料入此。

SB仪器设备主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、管理使用、维

修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料

11综合 仪器设备管理文件等材料、国资处设备管理及实验室建设等材料入此。

12项目 仪器设备、服务类等项目的购置申请、论证、审批、招投标、合同、验收等材料入此(说明书及使用过程中形成的材料与设备共存)。

CB出版主要包括出版工作管理和出版活动中形成的文件材料

11综合 出版社、杂志社、学报编辑部等综合材料入此。

12报纸 校报编辑部及其他部门编辑出版的报纸入此。

13刊物 学报编辑部及其他部门编辑出版的正式刊物入此。

14书稿 学校出版的各类书籍(除教材)入此。

WS外事主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料

11综合 外事工作管理文件、国际交流与对外合作处综合材料入此。

CK财会主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料

11综合 财务工作综合管理文件、财务处综合材料入此。

12会计报表 预、决算报表、会计报表等各种统计表入此。

13会计帐薄 总账、明细账、日记账等各种帐薄材料入此。

14会计凭证 各种原始凭证、记帐凭证等材料入此。

15工资清册 工资发放名册、奖金、奖学金发放名册等材料入此。

辅表

SX声像主要包括学校在各项活动中形成的或外部形成与学校有关的有保存价

值的录音、录像、照片、光盘、磁盘等声像材料

12照片

1211综合照片

1212毕业照

13录音带

14录像带

15幻灯片

16磁盘

17影视胶片

18光盘

SW实物主要包括学校在各项活动中形成的或在对外交流中形成的有保存价值的实物

11综合 学校不同时期的校徽、牌匾、证件、模型、纪念品等入此。

12奖品 奖状、奖牌、奖杯、锦旗、证书等入此。

13题词、书画

14印章 停止使用的印章入此。

四、档号的编制

1.档号的结构:由年度号、分类号、保管期限、件号(案卷号)组成

(1)年度号:由四位阿拉伯数字组成,如2007、2009

(2)分类号:由一级类目标识符号、二、三级类目代号组成。一级类目标识,采用类目名称主词的拼音字母的第一个字母组成,如:“XZ”即“Xing Zheng”(行政)的简称;二、三级类目的标识采用阿拉伯数字的“双位制”,如:“综合”为“11”,其余依次为12、13....99,但10、20..等带“0”的数字不用。

(3)保管期限:分为永久、长期、短期,会计档案为永久、长期、定期(包括10年、15年、30年)。

(4)件号(案卷号):归档文件分类方案的最低一级类目内,文件或案卷的排列顺序号,用四位阿拉伯数字表示,如“0001”、“0002”。

2.档号的模式:年度号+分类号+保管期限+件号(案卷号)。

3.档号的标识:采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。全宗号、年度号、分类号、案卷号、件号之间,用连接符号"-"连结。如:2019年行政档案综合类永久第2件可标识为:2019-XZ11-Y-0002。

4.档案的实体排架

原则上按一级类目——年度纵向排架。在同级类目排架时,按照保管期限:永久、长期、短期的顺序排列。档案实体按档号的最下位类目顺序编码排架。

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